Das Vorgehensmodell zur Einführung der E-Akte Bund

Inhaltsverzeichnis

Strukturiert, praxisnah und bewährt: Ihr Fahrplan zur E-Akte Bund

Die Einführung der E-Akte Bund stellt viele Behörden vor komplexe organisatorische Aufgaben. Um diesen Prozess zu erleichtern, wurde vom Beratungszentrum des Bundes ein praxisorientiertes Vorgehensmodell entwickelt. Es unterstützt Behörden dabei, ihr Einführungsprojekt strukturiert, schrittweise und zielgerichtet umzusetzen.

Was ist das Vorgehensmodell?

Das Vorgehensmodell ist ein organisatorischer Handlungsleitfaden zur Einführung der E-Akte Bund. Es richtet sich an Projektteams in Bundesbehörden und gliedert den komplexen Einführungsprozess in gut überschaubare Phasen.

Jede Phase umfasst eine bestimmte Anzahl inhaltlich abgeschlossener Steckbriefe, die die durchzuführenden Aktivitäten im Rahmen des Einführungsprojektes beschreiben. Die Steckbriefe sollen es dem Projektteam in der Behörde erleichtern, sich diejenigen Aspekte herauszugreifen, die es für den eigenen Projektfortschritt benötigt.

Jeder Steckbrief stellt ein Arbeitspaket mit einem definierten Ziel dar, dem verantwortliche, ausführende und beteiligte Rollen zugeordnet sind. Die Steckbriefe bauen logisch aufeinander auf und geben eine klare Orientierung im Projektverlauf. Behörden können flexibel mit dem Modell arbeiten und sich gezielt auf die für sie relevanten Themen konzentrieren.

Inhalte und Mehrwerte

Das Vorgehensmodell enthält:

Eine klare Strukturierung des Einführungsprojekts in Phasen und Aufgaben,
Best Practices aus Pilot- und Echtbetrieb,
Arbeitshilfen, Vorlagen und Entscheidungshilfen,
Hinweise zu Abhängigkeiten und typischen Herausforderungen,
eine kontinuierliche Weiterentwicklung auf Basis aktueller Projekterfahrungen.

Warum ein Vorgehensmodell nutzen?

Es erleichtert Projektteams den Einstieg.
Es schafft Transparenz und Planbarkeit.
Es spart Zeit bei Planung, Abstimmung und Dokumentation.
Es hilft, Fallstricke zu vermeiden und auf erprobte Lösungen zurückzugreifen.

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Die Inhalte des Vorgehensmodells wurden im Rahmen des Rollouts der Dienstekonsolidierungs-Maßnahme E-Akte Bund regelmäßig vom E-Akte-Bund Beratungsteam des Beratungszentrums des Bundes überarbeitet und ergänzt – insbesondere auf Basis der Rückmeldungen aus Pilotbehörden und laufenden Einführungsprojekten. Seit Eintritt der Maßnahme in den Wirkbetrieb steht es als Wissensquelle mit Vorgehen und praktischem Erfahrungswissen den nachfolgenden Behörden zur Verfügung.

Download

Die aktuelle Version des Vorgehensmodells steht Ihnen hier als PDF zur Verfügung. Behörden, die an die Netze des Bundes angebunden sind, finden dieses auch im Social Intranet des Bundes (SIB).