In den weltweit 15 Fortbildungsregionen gibt es jeweils ein "Regionales Fortbildungszentrum". Dort ist der Dienstsitz der in dieser Region eingesetzten Prozessbegleitung der Zentralstelle für das Auslandsschulwesen (ZfA). Die Prozessbegleiterinnen und Prozessbegleiter der ZfA verantworten in Absprache mit der Zentralstelle und dem Pädagogischen Beirat das gesamte Fortbildungstableau der jeweiligen Region und sind für die Vorbereitung und Durchführung der "Regionalen Fortbildungen" (ReFos) zuständig. Nachdem die ReFos durch sie ausgeschrieben sind, können die Schulen der Region mögliche Teilnehmerinnen und Teilnehmer anmelden. Die Inhalte einer ReFo werden im Anschluss an den einzelnen Schulen multipliziert.