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Änderung Rechnungsbearbeitung im Drei-Partner-Modell

Datum 29.08.2016

Im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im Drei-Partner-Modell werden wir mit Wirkung vom 01.09.2016 unseren Rechnungsprozess anpassen.

Hand mit Taschenrechner und Geldscheinen am Tisch, ©My Make OU_123RFQuelle: ©My Make OU_123RF

Wie funktionierte die Rechnungstellung im Drei-Partner-Modell bisher?

  • Rechnungen wurden bisher monatlich oder zu festgelegten Meilensteinterminen vom externen Dienstleister an das BVA versandt.
  • Das BVA hat die Rechnungen gemäß rahmenvertraglicher Kriterien vorgeprüft (und ggf. ggü. dem externen Dienstleister reklamiert).
  • Anschließend hat das BVA die vorgeprüften Rechnungen zur abschließenden sachlichen und rechnerischen Prüfung sowie zur Begleichung an den Bedarfsträger (Kundenbehörde) weitergeleitet.

Was ändert sich ab dem 01.09.2016?

  • Die Rechnungen werden durch den externen Dienstleister per E-Mail (nachrichtlich im Cc an das BVA-Postfach: 3pm@bva.bund.de ) direkt an den Bedarfsträger versandt.
  • Im Falle einer Rechnungsreklamation wendet sich der Bedarfsträger direkt an den externen Dienstleister. Das BVA wird nachrichtlich über das BVA-Postfach 3pm@bva.bund.de ins Cc gesetzt Das 3PM-Team steht weiterhin als Eskalationsinstanz für Rechnungen zur Verfügung.
  • Das Rechnungsdokument (PDF-Datei inkl. Leistungsnachweis aus unserem Abrechnungstool BO@T und qualifizierter elektronischer Signatur des externen Dienstleisters) bleibt vom Aufbau her unverändert.
  • Die Begleichung der Rechnung erfolgt wie bisher direkt an den externen Dienstleister mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen. Zur Abschlussrechnung ist zu beachten, dass das Projekt beendet und die Beratungsleistung vollständig erbracht sein muss, bevor die Zahlung erfolgt. Die Projektendeerklärung (PEE) muss schriftlich (per E-Mail unter 3pm@bva.bund.de von der Kundenbehörde an das BVA gesandt) beim BVA vorliegen.
  • Im Rahmen des Kassenschlusses ist eine Zwischenschaltung des BVA nicht mehr erforderlich. Die hierfür notwendigen Maßnahmen und somit auch die Rechnungsübersendung erfolgen unmittelbar zwischen dem Bedarfsträger und dem jeweiligen Dienstleister. Durch diese Prozessoptimierung erhält der Bedarfsträger mehr Zeit für den Kassenabschluss und kann nun auch direkt gemäß den jeweiligen behördeninternen Regelungen „Sondervereinbarungen“ mit den externen Dienstleistern treffen.

Bei Interesse an einer Vorprüfung der Rechnung durch das Drei-Partner-Modell steht das 3PM-Team unter 3pm@bva.bund.de als Ansprechpartner weiterhin zur Verfügung.