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Startschuss für die eRechnung im Bundesverwaltungsamt

Die elektronische Rechnungsbearbeitung bietet Einsparpotenziale und Effizienzgewinne – das BVA als Pilotbehörde.

Datum 31.10.2013

Innerhalb der EU werden jährlich über 30 Mrd. Rechnungen ausgetauscht. Der Anteil elektronischer Rechnungen liegt dabei unter 10%. Ein ähnliches Bild zeigt sich für Deutschland. Von den jährlich anfallenden rund 8 Mrd. Rechnungen erfolgen noch mehr als 95% papierbasiert.

Durch die Einführung der eRechnung sollen große Einsparpotenziale erreicht werden. Europaweit spricht man von rund 243 Mrd. Euro, die durch die Umstellung der bisher überwiegend papierbasierten Rechnungsbearbeitung auf die elektronische Alternative eingespart werden könnten. Die ökologische Nachhaltigkeit durch die Schonung der Ressourcen für die Papierherstellung sowie die Reduzierung der CO2-Emissionen sind dabei noch nicht berücksichtigt. Alleine Deutschland könnte - verschiedenen Kalkulationen zufolge - rund 2 Mrd. Euro durch den Wegfall von Papier, Druck, Porto sowie kürzeren Bearbeitungsprozessen einsparen. Die EU hat dies erkannt: bis 2015 soll entsprechend einer Richtlinie die Umstellung auf die elektronische Rechnungsbearbeitung abgeschlossen sein. Die Umsetzung erfolgt zunächst über eine Pilotierung in ausgewählten Bundesbehörden. Neben dem BVA sind auch das Technische Hilfswerk sowie die Bundeszentrale für politische Bildung als Pilotbehörde dabei. Im BVA erfolgten im April 2013 die ersten Gespräche. Mit der MACH AG wurde eine Entwicklungspartnerschaft begründet, um die erforderlichen Prozesse und Anforderungen mittels einer Software umzusetzen. Das BVA hat bereits seit mehreren Jahren einen fast durchgängig elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess. Auch ein Workflow zur Rechnungsbearbeitung wurde bereits eingerichtet und eine zentrale Buchhaltung etabliert.

Die Idee hinter der eRechnung: Den Inhalt einer Rechnung, d.h. alle Informationen, welche für die Zuordnung und Begleichung notwendig sind, in strukturierter Form so zu übermitteln, dass durch entsprechende IT-Unterstützung alle Rechnungsinhalte automatisiert in die Buchungssoftware übertragen werden. Zur Vorgehensweise gibt es bereits unterschiedliche Verfahren. Favorisiert wird der Austausch von Rechnungen im Format PDF/A3 mit eingebetteter XML-Datei. Dieses spezielle Format erlaubt es, strukturierte Daten in einer XML-Datei mitzuführen, welche durch Rechnungsbearbeitungsprogramme direkt eingelesen und verarbeitet werden können. Ein entsprechender Standard für das Datenformat wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) www.ferd-net.de erarbeitet und bereitgestellt.

Bislang wurde im BVA der Empfang von Rechnungen im Format PDF per E-Mail einschließlich zeitgesteuertem, regelbasiertem Import in die Rechnungsbearbeitungssoftware realisiert. Hier werden noch Funktionalitäten getestet, bevor der Echtbetrieb aufgenommen wird. Parallel werden die Prozesse für die vollständig elektronische Rechnungsverarbeitung modelliert und die Anforderungen für die künftigen Softwareerweiterungen aufgenommen. Bis zum Jahr 2015 soll die Einführung der eRechnung im BVA abgeschlossen sein.

Erhebliche Effizienzgewinne durch kürzere Prozesslaufzeiten und Kosteneinsparungen sowie eine höhere Prozess-Sicherheit durch die IT-Unterstützung sollen erreicht werden. Die erfolgreiche Umsetzung im BVA ist damit eine wichtige Grundlage für die Entwicklung des eRechnungsprozesses auf Bundesebene.