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Expertenanhörung im Landtag Sachsen-Anhalt: BVA berichtet aus der Praxis

Christoph Verenkotte, Präsident des BVA, zu Gast im Landtag Sachsen-Anhalt

Datum 23.07.2014

Christoph Verenkotte, Präsident des Bundesverwaltungsamtes (BVA) wurde von der Vorsitzenden der Enquete-Kommission "Öffentliche Verwaltung konsequent voranbringen – bürgernah und zukunftsfähig gestalten", Angela Gorr, in den Landtag Sachsen-Anhalt eingeladen. Die Kommission wurde vom Landtag eingesetzt, um Vorschläge zu erarbeiten, wie die Qualität der Verwaltungsdienstleistungen verbessert, die Effektivität und Effizienz der Verwaltungsabläufe gesteigert und mehr Bürgernähe sowie Bürgerorientierung im Verwaltungshandeln erzielt werden können.

Einer der Schwerpunkte ist die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen im Bereich des öffentlichen Dienstes. Im Rahmen der öffentlichen Expertenanhörung stellte Verenkotte die vielfältigen Erfahrungen in der Praxis des BVA vor und führte das in einem Kernsatz zusammen:

"Verwaltungshandlung kann man effektiver gestalten."

Das BVA prägt als zentraler Dienstleister des Bundes verschiedene Themen der Verwaltungsmodernisierung. Bereits der Gründung lag der Gedanke zugrunde Verwaltungsaufgaben zu bündeln, zentral wahrzunehmen und dadurch Ministerien zu entlasten – ein Gewinn für mehr Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung. Heute findet sich dies in zwei Organisationsprinzipien wieder:

Dienstleistungen – Effektivität durch Bündelung

Durch die Bündelung von Querschnittsaufgaben gewährleistet das BVA eine effektive Leistungserbringung für die Bundesverwaltung. Das BVA bietet Dienstleistungen aus einer Hand und hat das Dienstleistungsspektrum über viele Jahre in verschiedenen Bereichen vernetzt und auf- sowie ausgebaut. Heute gibt es seine Erfahrungen aus der Praxis an die Praxis. Ein Beispiel sind die Personalkosten und Personalnebenkosten, die das BVA zentral für verschiedene Behörden und Institutionen wahrnimmt. Dadurch werden Effizienzgewinne erzielt, die in einzelnen Behörden nicht erreicht werden könnten.

Shared services – Effektivität durch kooperative Prozesse

"Shared Services" bietet das BVA beispielsweise in den Bereichen Personalgewinnung, Arbeitszeitmanagement, Personalberichtswesen, Rechnungsbearbeitung und Reisevorbereitung. Die Entscheidungskompetenz verbleibt beim Auftraggeber, das BVA übernimmt das operative Geschäft. Effizienzgewinne werden durch Bündelungseffekte, Standardisierung und Automatisierung erzielt.
Die Zentralisierung von Aufgaben ist mit Herausforderungen verbunden. Um den Prozess erfolgreich umzusetzen, setzt das BVA auf eine konstruktive Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. Der Nutzen muss gemeinsam erarbeitet und für verbindlich erklärt werden. Dabei muss die Finanzierung des Dienstleistungszentrums klar definiert und sichergestellt sein.

Effizienzgewinne nur durch Steuerung

"Die Synergien und Skaleneffekte lassen sich aber nur durch passgenaue und zielgerichtete Steuerung erreichen."

Zur Ergebnissicherung und -steuerung hat das BVA ein umfassendes Controlling-System aufgebaut. Das BVA ist betriebswirtschaftlich ausgerichtet, die Aufgaben werden durch Controlling-Maßnahmen begleitet, die strategische und operative Ziele miteinander verknüpfen. Im Rahmen der strategischen Zielplanung wird im BVA das Instrument der Balanced Scorecard (BSC) eingesetzt. Dabei werden Ziele und Kennzahlen für die Dimensionen Qualität, Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit gebildet. Das Optimum bei der Aufgabenerfüllung wird durch ein ausgewogenes Verhältnis dieser Kernelemente erreicht. Diese Informationen bilden für die Führungsebenen die Grundlage der Steuerung.

Zu den Instrumente der Steuerung zählen die Zielvereinbarung, in der die zu erreichenden Ziele definiert werden, das Berichtswesen, das die zyklische Datenerhebung durch zentrales und dezentrales Controlling abdeckt und Feedbackgespräche, die in regelmäßigem Turnus stattfinden, um ein Nachsteuern zu ermöglichen. Die Zielvereinbarungen werden unter Beachtung der Res-sourcen realistisch, aber auch anspruchsvoll geschlossen. Nur dadurch kann es zu verbesserten Ergebnissen im Sinne einer Optimierung des Handelns kommen.

Die Kostentransparenz ist durch den Einsatz von Kosten- und Leistungs-Rechnung (KLR) gewährleistet, die Effizienz- und Effektivitätsgewinne lassen sich messen und steuern. Dadurch konnte das BVA nachweisen, dass durch die Bündelung von Aufgaben und die Bildung von Shared Services Verwaltungshandeln messbar effizienter und effektiver gemacht wird. Die Erfahrung zeigt aber auch, dass dies nur durch die zentralen Erfolgsfaktoren, der kombinierte Einsatz von Beratung und transparenter Zusammenarbeit mit den Kundenbehörden, Neue Steuerungsinstrumente (NSI) und moderner Informationstechnologie erreicht werden kann.

Die Kommissionsmitglieder zeigten ihr Interesse an den Erfahrungen des BVA durch zahlreiche Fragen und der anschließenden regen fachkundigen Diskussion. Dazu zählten beispielsweise Fragen zum Verfahren der Kosten- und Leistungsrechnung, zu den Prozessen im BVA, dem Bereich der Beratung, shared services und der Bürgerbeteiligung. Dabei bestand Einigkeit, dass nicht nur aus Gründen der Demographie das Thema Wissensmanagement eine besondere Bedeutung hat.

Die Expertenanhörung wurde durch Vertreter der Wissenschaft ergänzt. Prof. Dr. Dr. Ulrich Battis von der Humboldt-Universität Berlin stellte verschiedene juristische Aspekte bei einer Modernisierung der Verwaltung dar. Prof. Dr. Klaus Joachim Grigoleit von der Technischen Universität Dortmund führt die zentrale Herausforderung bei der Verwaltungsmodernisierung auf den haushalt-, struktur- und demographiebedingten Stellenabbau zurück.

Weitere Informationen zu der Anhörung finden Sie hier: