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Spitzengespräch zielorientierte Verwaltung

Datum 10.10.2014

Wie kann in der Verwaltung eine effektive Steuerung etabliert werden? Und welche Rolle spielt dabei das Controlling? Diesen Fragen stellten sich Vertreter aus Politik, Verwaltung und Wissenschaft in einem Spitzengespräch. Der Austausch fand am 29. September 2014 in der Hauptverwaltung der Deutschen Bundesbank in Berlin statt. Auch Christoph Verenkotte, Präsident des Bundesverwaltungsamtes (BVA) hat teilgenommen.

Unter der Moderation von Prof. Jürgen Weber, Direktor des Instituts für Management und Controlling der WHU – Otto Beisheim School of Management diskutierten Bundesinnenminister Dr. Thomas de Maizière, Dr. Jens Weidmann, Präsident der Deutschen Bundesbank, Frank-Jürgen Weise, Vorstandsvorsitzender der Bundesagentur für Arbeit (BA), Jens Bullerjahn, stellvertretender Ministerpräsident und Finanzminister des Landes Sachsen-Anhalt, und Professor Bernhard Hirsch von der Universität der Bundeswehr München (UniBwM) über die Notwendigkeit einer zielorientierten Steuerung in der Verwaltung.

Das BVA bringt sich seit 2010 aktiv in den Arbeitskreis „Steuerung und Controlling in öffentlichen Institutionen“ ein. Gemeinsam mit anderen Bundes- und Landesbehörden sowie der WHU – Otto Beisheim School of Management und Universität der Bundeswehr München werden im Arbeitskreis Lösungen zur zielorientierten Steuerung diskutiert und vorangetrieben. Das Erfordernis einer zielorientierten Steuerung des BVA liegt in seinem weiten Aufgabenspektrum begründet. Als zentraler Dienstleister des Bundes nimmt es Aufgaben für alle Bundesressorts wahr und ist geprägt durch ein häufig wechselndes und sehr heterogenes Aufgabenportfolio. Bei seiner Aufgabenwahrnehmung steht das BVA allerdings im Spannungsfeld stetiger Ressourcenreduktion, des technologischen und demographischen Wandels sowie der komplexen und wachsenden Anforderungen der Kunden. Um trotz schwieriger Rahmenbedingungen weiterhin flexibel agieren zu können, ist eine strategische Steuerung, in der Ziele und Prioritäten gesetzt werden wichtig. Im BVA wird dies durch das Zusammenspiel von Hausstrategie, Controlling und einer Kosten- und Leistungsrechnung umgesetzt.

Ausgehend von der 2012 verabschiedeten Strategie wurden mit einem sogenannten „10-Punkte-Plan“ die Handlungsschwerpunkte der nächsten Jahre festgelegt. In Ableitung dieser strategischen Planung werden im Rahmen der Zielvereinbarungen die (mehrjährigen) operativen Maßnahmen festgelegt, um die strategischen Ziele zu erreichen. Das Controlling nimmt hierbei die zentrale Rolle ein und liefert Daten, Analysen und Berichte zu den einzelnen Geschäftsfeldern des BVA. Der Behördenleitung und den Abteilungsleitungen steht somit ein effizientes Werkzeug zur ziel- und wirkungsorientierten Steuerung zur Verfügung. Entsprechend ausgebaut verknüpft das Controlling die operative und die strategische Zielebene und stellt aussagekräftige Informationen zur Zielerreichung zusammen. Das Controlling misst die Inhalte der Zielvereinbarungen mithilfe von Kennzahlen und richtet diese anhand der sog. Balanced-Scorecard, mit den vier Dimensionen der Qualität, Wirtschaftlichkeit, Kundenorientierung und Mitarbeiterorientierung, aus.

Grundlage jeder zielorientierten Steuerung ist, dass die strategischen Ziele nicht losgelöst nebeneinander stehen, sondern miteinander verknüpft sind. Sämtliche Aktivitäten einer Organisation müssen sich daher ausgewogen an der Strategie ausrichten.

Integraler Bestandteil des Controllings im BVA und wichtigster Datenlieferant ist die bereits 1999 eingeführte Kosten- und Leistungsrechnung. Durch die verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten und Leistungen wurde eine Kostentransparenz geschaffen sowie die Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit als zentraler Dienstleister nachgewiesen. Ein dazugehöriges Berichtswesen in Verbindung mit regelmäßigen Feedbackgesprächen rundet das Steuerungssystem ab. Im Ergebnis werden mit der zielorientierten Steuerung Möglichkeiten der Effizienz- und Qualitätssteigerung erkannt sowie Optimierungspotentiale bzw. Handlungsfelder aufgedeckt.