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Verwaltungsdienstleistungen

In­for­ma­ti­ons- und Wis­sens­ma­na­ge­ment

In­for­ma­tio­nen und Wis­sen er­folg­reich kom­mu­ni­zie­ren.

In­for­ma­tio­nen und Wis­sen sind für ei­ne ef­fi­zi­en­te und ef­fek­ti­ve Auf­ga­ben­er­fül­lung von zen­tra­ler Be­deu­tung. Ins­be­son­de­re die Un­ter­stüt­zung durch mo­der­ne In­for­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie macht ei­nen ziel­ge­rich­te­ten Um­gang mit In­for­ma­tio­nen er­for­der­lich. Das Wis­sens­ma­na­ge­ment ist die Grund­la­ge für die Rea­li­sie­rung von tech­ni­schen Lö­sun­gen, u.a. Fach­in­for­ma­ti­ons­sys­te­me, In­tra­net, Ex­tra­net und In­ter­net.

Mo­der­ne In­sti­tu­tio­nen ver­än­dern sich fort­lau­fend. Ide­en und Kon­zep­te zur Mo­der­ni­sie­rung, von der Um­set­zung ei­ner Cor­po­ra­te Iden­ti­ty mit neu­en Steue­rungs­in­stru­men­ten (z.B. Leit­bild, den Ziel­ver­ein­ba­run­gen, Con­trol­ling), der Op­ti­mie­rung der Ge­schäftspro­zes­se bis hin zum Ein­satz neu­er IT-Sys­te­me be­fin­den sich vie­le Mo­der­ni­sie­rungs­pro­jek­te – oft gleich­zei­tig – in der Um­set­zung. Die Rah­men­be­din­gun­gen für die In­sti­tu­ti­on ver­än­dern sich so schnell wie noch nie und in im­mer kür­ze­ren Zy­klen. Die An­pas­sungs­fä­hig­keit und Lern­be­reit­schaft der ge­sam­ten In­sti­tu­ti­on / Or­ga­ni­sa­ti­on muss ste­tig mit­wach­sen.

Das Bun­des­ver­wal­tungs­amt be­fin­det sich in stän­di­ger Be­we­gung. Ver­än­de­run­gen in den Auf­ga­ben und die Über­tra­gung neu­er Auf­ga­ben füh­ren zu ei­ner fort­lau­fen­den An­pas­sung der Ge­schäftspro­zes­se, der Or­ga­ni­sa­ti­onss­truk­tu­ren und des Res­sour­cen­ein­sat­zes. Rou­ti­ne- und ein­fa­che­re Tä­tig­kei­ten sind rück­läu­fig bzw. ent­fal­len u. a. durch mo­der­ne Ge­schäftspro­zes­se, die Un­ter­stüt­zung durch mo­der­ne In­for­ma­ti­ons­tech­nik oder durch Über­tra­gung auf ex­ter­ne Spe­zia­lis­ten. Die ver­blei­ben­den Tä­tig­kei­ten wer­den kom­ple­xer und an­spruchs­vol­ler. Das er­for­der­li­che Wis­sen für kun­den­ge­rech­te Dienst­leis­tun­gen steigt und muss in ei­ner ho­hen Qua­li­tät kurz­fris­tig ver­füg­bar sein. Die Be­herrsch­bar­keit der täg­li­chen In­for­ma­tio­nen und die nach­hal­ti­ge Si­che­rung des ver­füg­ba­ren Wis­sens ist im BVA ein zen­tra­ler Er­folgs­fak­tor. Zu­dem be­steht oh­ne ei­ne aus­ge­präg­te Kom­mu­ni­ka­ti­on in die­sen kom­ple­xen Ver­än­de­rungs­pro­zes­sen die Ge­fahr, dass Zie­le und Ent­wick­lun­gen durch die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter we­der mit­ge­stal­tet noch mit­ver­folgt wer­den.

Wir ha­ben da­her be­reits 1999 die Stra­te­gie für das In­for­ma­ti­ons- und Wis­sens­ma­na­ge­ment ent­wi­ckelt. Die im e-Go­ver­n­ment-Wett­be­werb 2000 (www.ego­ver­n­ment-wett­be­werb.de) prä­mi­er­te E-Stra­te­gie ver­leiht In­for­ma­tio­nen und Wis­sen durch die Ver­an­ke­rung in der Be­hör­den­stra­te­gie für die Wei­ter­ent­wick­lung des BVA ei­nen ho­hen Stel­len­wert und för­dert ent­spre­chen­de Ent­wick­lun­gen.

Un­ser In­for­ma­ti­ons- und Wis­sens­ma­na­ge­ment stellt zum ei­nen si­cher, dass den Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern das für Ih­re Auf­ga­ben er­for­der­li­che Wis­sen ak­tu­ell zur Ver­fü­gung ge­stellt wird. Vor­aus­set­zung ist ei­ne Kom­mu­ni­ka­ti­onss­tra­te­gie, die von den Zie­len der Be­hör­de (Vi­si­on, Missi­on, Leit­bild) über das In­for­ma­ti­ons- und Wis­sens­ma­na­ge­ment die Zie­le für In­stru­men­te, z.B. ein Mit­ar­bei­ter­por­tal, ab­lei­tet. Er­fah­rung, Hand­lungs- und Pro­zess­wis­sen wird eben­so wie ak­tu­el­le Mel­dun­gen aus den Fach- und Or­ga­ni­sa­ti­ons­be­rei­chen in dem mo­der­nen Mit­ar­bei­ter­por­tal des BVA - Of­fi­ce­Net - er­schlos­sen und an­ge­bo­ten. Fachan­wen­dun­gen stel­len die Ein­zel­fal­l­in­for­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung.

Ei­ne be­son­de­re Di­men­si­on für den Er­folg der Be­hör­de hat un­ser Wis­sens­ma­na­ge­ment in der um­fas­sen­den und aus­führ­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on in und über Ver­än­de­rungs­pro­zes­se nach In­nen und nach Au­ßen. Es si­chert den Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern ei­ne best­mög­li­che Trans­pa­renz über die Grün­de und Zie­le der Mo­der­ni­sie­rungs­vor­ha­ben, der ein­ge­setz­ten In­stru­men­te und über die Aus­wir­kun­gen im All­ge­mein so­wie an ih­rem spe­zi­el­len Ar­beits­platz. Dies för­dert die Dis­kus­si­on über die Ver­än­de­run­gen, schafft Ver­ständ­nis und Iden­ti­fi­ka­ti­on mit den Ent­wick­lun­gen und der Be­hör­de.

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