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Er­folg­rei­cher Pra­xis­tag Wis­sens­ma­na­ge­ment und In­no­va­ti­on des BVA in Ber­lin

Di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on, So­ci­al In­tra­net, Kol­la­bo­ra­ti­on in der öf­fent­li­chen Ver­wal­tung

Das Bun­des­ver­wal­tungs­amt hat 2015 den 5. Pra­xis­tag Wis­sens­ma­na­ge­ment und In­no­va­ti­on un­ter dem dies­jäh­ri­gen Mot­to „Ar­beits­platz der Zu­kunft, Di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on, So­ci­al In­tra­net: Wie­viel Kol­la­bo­ra­ti­on und Kom­mu­ni­ka­ti­on darf sein, wie­viel muss es sein?“ in Ber­lin durch­ge­führt und ein in­ter­essan­tes Pro­gramm rund um die viel­sei­ti­gen Fa­cet­ten der di­gi­ta­len Trans­for­ma­ti­on für ei­ne Ver­wal­tung der Zu­kunft zu­sam­men­ge­stellt.

110 Interessierte aus 70 Einrichtungen hatten sich zum diesjährigen Praxistag angemeldet110 Interessierte aus 70 Einrichtungen hatten sich zum diesjährigen Praxistag angemeldet Quelle: BVA

Präsident Christoph Verenkotte des Bundesverwaltungsamt bei der EröffnungQuelle: BVA

Chri­stoph Ver­en­kot­te, Prä­si­dent des Bun­des­ver­wal­tungs­am­tes, er­öff­ne­te den Pra­xis­tag Wis­sens­ma­na­ge­ment und In­no­va­ti­on 2015 durch ei­ne per­sön­li­che Keyno­te und stell­te fest: Im Rah­men der di­gi­ta­len Trans­for­ma­ti­on auch nach den Vor­ga­ben des E-Go­ver­n­ment­ge­set­zes und der di­gi­ta­len Agen­da wird es mit ei­nem „wei­ter wie bis­her“ nicht ge­hen. Die di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on wird der Ver­wal­tung nur ge­lin­gen, wenn ei­ne mo­der­ne Zu­sam­men­ar­beit al­ler Be­schäf­tig­ten mit Mo­bi­li­tät und Fle­xi­bi­li­tät der Ar­beit er­reicht wer­den kann. Da­zu sind aber ein mo­der­nes Wer­te­sys­tem, ei­ne in­no­va­ti­ve Steue­rung und ei­ne Über­ar­bei­tung des ge­sam­ten Ar­beits­sys­tems und der Ar­beits­kul­tur in der Ver­wal­tung er­for­der­lich. Ver­en­kot­te mach­te deut­lich, dass für die Ver­wal­tung der Zu­kunft das Or­ga­ni­sa­ti­ons-, Per­so­nal- und die IT-Ma­nage­ment selbst um­den­ken muss. Aber auch die Rah­men­be­din­gun­gen für Wis­sens­ma­na­ge­ment und der di­gi­ta­len Trans­for­ma­ti­on müs­sen stim­men und tra­gen zum Er­folg maß­geb­lich bei. So ist die ho­he Zahl an Zeit­ar­beits­ver­trä­gen z. B. für Wis­sens­ma­na­ge­ment, Per­so­nal­bin­dung und Ent­wick­lung als at­trak­ti­ver Ar­beit­ge­ber pro­ble­ma­tisch.

Ulrich Zuber, Projektleiter für das Wissens- und Innovationsmanagement und OfficeNet im BVAQuelle: BVA

Ul­rich Zu­ber, Pro­jekt­lei­ter für das Wis­sens­ma­na­ge­ment und In­no­va­ti­on im Stab Pres­se, Öf­fent­lich­keits­ar­beit und Wis­sens­ma­na­ge­ment des BVA, er­gänz­te um­fang­rei­che Er­läu­te­run­gen und Er­fah­run­gen zum Spek­trum der er­for­der­li­chen Ver­än­de­run­gen für die di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on und Wis­sens­ma­na­ge­ment. Die Spann­wei­te der Ver­än­de­run­gen, die Ab­hän­gig­keit und die ho­he Ver­net­zung der Rah­men­be­din­gun­gen er­öff­ne­ten den Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mer neue As­pek­te für Pro­jek­te im Wis­sens­ma­na­ge­ment. Da­bei ist ins­be­son­de­re die Naht­stel­le zwi­schen E-Ak­te und W-Ak­te zu kon­zi­pie­ren. In­for­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie stellt al­ler­dings für sol­che Un­ter­stüt­zungs­in­stru­men­te kei­ne Li­mi­tie­rung mehr dar.
Zu­ber lei­te­te zum So­ci­al In­tra­net des Bun­des über, das in be­son­de­rer Form von wirk­li­chen Ver­än­de­run­gen der Ar­beits­kul­tur ge­ra­de in der mo­bi­len und fle­xi­blen Ar­beit, Of­fen­heit und Trans­pa­renz von Wis­sen und Netz­wer­ken ab­hän­gen wird.

Dr. Till Nierhoff des Bundeskanzleramtes Quelle: BVA

Dr. Till Nier­hoff, Bun­des­kanz­ler­amt, fe­der­füh­rend für das Pro­jekt des IT-Ra­tes „So­ci­al In­tra­net des Bun­des“ (SIB), setz­te an die­sem Punkt an und in­for­mier­te über das Pro­jekt und des­sen Zie­le. Er hob her­vor, dass mit dem SIB ei­ne über­grei­fen­de in­ter­be­hörd­li­che Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­form der Bun­des­ver­wal­tung dar­ge­stellt und ent­wi­ckelt wird. Da­durch soll auch ei­ne en­ge und ge­si­cher­te Zu­sam­men­ar­beit zu Part­nern au­ßer­halb der Bun­des­ver­wal­tung er­mög­licht wer­den. Dies sind we­sent­li­che Grund­la­gen für ei­ne qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge und schnel­le Ar­beit zum Bei­spiel durch ei­ne deut­li­che Ver­bes­se­rung und Ver­zah­nung von Ter­mi­n­ab­stim­mungs­ver­fah­ren mit Pro­zes­sen en­ger Zu­sam­men­ar­beit und un­mit­tel­ba­rer Er­geb­ni­se­r­ar­bei­tung.

Thomas Köhler des ZIVITQuelle: BVA

Tho­mas Köh­ler, Zen­trum für In­for­ma­ti­ons­ver­ar­bei­tung und In­for­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie (ZI­VIT), in­for­mier­te über das ZI­VIT und er­gänz­te die Aus­füh­run­gen um den der­zei­ti­gen Pro­jekt­stand und die nächs­ten Schrit­te des SIB – auch über die Pla­nun­gen zur Ver­wirk­li­chung des SIB in den nächs­ten Jah­ren. Die tech­no­lo­gi­sche Kom­ple­xi­tät und tech­ni­schen Her­aus­for­de­run­gen im Rah­men ei­nes sol­chen Pro­jekts wur­den be­son­ders deut­lich. Köh­ler zeig­te aber auch auf, dass es hier­zu Ge­stal­tungs­mög­lich­kei­ten gibt, die im Rah­men des Pro­jekts ge­nutzt wer­den.

Nicole Menzel aus dem Stabsbereich Wissensmanagement und OfficeNet des BundesverwaltungsamtesQuelle: BVA

Ni­co­le Men­zel, Stab Pres­se, Öf­fent­lich­keits­ar­beit und Wis­sens­ma­na­ge­ment im BVA, gab durch prak­ti­sche Nut­zungs­fäl­le ei­nen Ein­blick in die be­hör­den­über­grei­fen­de Ar­beit mit ei­nem So­ci­al In­tra­net – von der Ter­min­pla­nung über die ge­mein­sa­me Be­ar­bei­tung von Do­ku­men­ten, auch in Form von mo­de­rier­ten Vi­deo­kon­fe­ren­zen di­rekt vom Ar­beits­platz, aus bis zur Dis­kus­si­on über ein Wi­ki, der Er­geb­nis­do­ku­men­ta­ti­on und Ver­öf­fent­li­chung auf ei­ner über­grei­fen­den Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­form mit ent­spre­chen­den IT-ge­stütz­ten Dis­kus­si­ons­mög­lich­kei­ten. Sie zeig­te die Mög­lich­kei­ten und den Nut­zen der Wis­sens­ar­beit in be­hör­den­über­grei­fen­den Fachnetz­wer­ken auf.

Wel­che Mög­lich­kei­ten be­ste­hen, aber auch wel­che Rah­men­be­din­gun­gen ver­än­dert wer­den müs­sen und sich ver­än­dern wer­den, wur­de an­hand der Ent­wick­lun­gen bei Con­ti­nen­tal als Pra­xis­bei­spiel aus der Wirt­schaft deut­lich. Con­ti­nen­tal, ein welt­weit ope­rie­ren­der Kon­zern mit rund 177.000 Be­schäf­tig­ten stellt fast al­le Tei­le her, die für die Au­to­pro­duk­ti­on er­for­der­lich sind. Das Pra­xis­bei­spiel prä­sen­tier­te den Stand der ei­ge­nen di­gi­ta­len Trans­for­ma­ti­on. Die An­for­de­run­gen von Con­ti­nen­tal las­sen sich da­bei in be­son­de­rer Wei­se auf die Bun­des­ver­wal­tung über­tra­gen und bil­de­ten ei­ne gu­te prak­ti­sche Per­spek­ti­ve auf die er­for­der­li­chen Ver­än­de­run­gen – aber auch auf die un­wei­ger­lich statt­fin­den­den kon­zern­in­ter­nen Ver­än­de­run­gen.

Zwar soll­ten al­le Trans­for­ma­ti­ons­pro­zes­se durch in­ter­ne Ana­ly­sen und in­di­vi­du­el­le Vor­ge­hens­mo­del­le or­ga­ni­siert wer­den, aber ei­ne ex­ter­ne Be­ra­tung kann die­se Pro­zes­se ab­si­chern und in die rich­ti­ge Rich­tung ent­wi­ckeln. Da­zu wur­de der Rah­men­ver­trag zur Be­ra­tung in den Be­rei­chen Wis­sens­ma­na­ge­ment, Web 2.0, So­zia­le Netz­wer­ke und Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­for­men vor­ge­stellt. Die Be­hör­den kön­nen Be­ra­tungs­dienst­leis­tung zu die­sem The­men­spek­trum im Be­auf­tra­gen und der Rah­men­ver­trag im Kauf­haus des Bun­des (RV 2907) ab­ge­ru­fen.

Flo­ri­an Lein­ber­ger, Ge­schäfts­füh­rer der Fir­ma Sei­ten­bau, und An­drea Kad­ner, Pro­jekt­lei­te­rin von Sei­ten­bau (tech­no­lo­gi­scher Ent­wick­lungs­part­ner des Bun­des­ver­wal­tungs­am­tes zu Of­fi­ce­Net) prä­sen­tier­ten ge­mein­sam mit Ni­co­le Men­zel die Funk­tio­nen von Of­fi­ce­Net und die viel­fäl­ti­gen Ein­satz- und Kon­fi­gu­ra­ti­ons­mög­lich­kei­ten.
Da­bei wur­de Aus­kunft über die Er­fah­run­gen zur In­itia­li­sie­rung und Ein­satz von Of­fi­ce­Net in den ver­schie­de­nen Pro­jek­ten der Be­hör­den ge­ge­ben. We­sent­li­che Vor­tei­le von Of­fi­ce­Net wur­den für die Be­hör­den deut­lich: Durch den in 15 Jah­ren kon­ti­nu­ier­li­cher und li­nea­rer Ent­wick­lung er­reich­ten ho­hen Rei­fe­grad ver­wal­tungs­er­prob­ter Funk­tio­nen kann Of­fi­ce­Net nicht nur ei­ne schnel­le Pro­jek­trea­li­sie­rung in­ner­halb von 6-9 Mo­na­ten bis zum Pro­duk­tivsys­tem bei über­schau­ba­ren und an­ge­mes­se­nen Kos­ten si­cher­stel­len. Viel­mehr ent­las­ten das im Pro­gramm­co­de ge­bun­de­ne Wis­sen und die so be­reit­ge­stell­te Pro­jek­ter­fah­rung die Be­hör­den in ih­rer Wis­sens- und Trans­for­ma­ti­ons­ent­wick­lung und bringt so weit­rei­chen­den und viel­fäl­ti­gen Nut­zen.

Hen­ning Bol­ten, Bun­des­amt für Bau­we­sen und Raum­ord­nung (BBR), er­läu­ter­te den Stand der Wis­sens­bi­lanz im BBR. Das BBR ist ei­ne der ers­ten Bun­des­be­hör­den, die sich mit der Ein­füh­rung ei­ner Wis­sens­bi­lanz in­ten­siv aus­ein­an­der­setzt und die­se be­reits an­wen­det. Bol­ten mach­te deut­lich, dass durch die Wis­sens­bi­lanz mit ei­nem ver­tret­ba­ren Auf­wand neue Er­kennt­nis­se für die Wis­sens­ar­beit und Steue­rung ei­ner Bun­des­be­hör­de ge­won­nen wer­den kön­nen. So konn­te das BBR durch die Wis­sens­bi­lanz BBR-spe­zi­fi­sche Wir­kungs­ket­ten bei Ver­än­de­rungs­pro­zes­sen iden­ti­fi­zie­ren, die oh­ne ei­ne sol­che sys­te­ma­ti­sche Auf­be­rei­tung in die­ser Form nicht er­schlos­sen wer­den kön­nen. Die Wis­sens­bi­lanz ist ein wich­ti­ges In­stru­ment im Rah­men ei­ner Wis­sens­ma­na­ge­ment­stra­te­gie ei­ner In­sti­tu­ti­on, ge­ra­de be­zo­gen auf Wis­sen­strans­fer­mo­del­le.

Gün­ther Mein­gass­ner, Füh­rungs­aka­de­mie des Staats­mi­nis­te­ri­ums für Er­näh­rung, Land­wirt­schaft und Fors­ten (StMELF), prä­sen­tier­te die Ent­wick­lung ei­nes res­sort­über­grei­fen­den Por­tals für al­le Be­schäf­tig­ten auf der Ba­sis von Of­fi­ce­Net. Er er­läu­ter­te das Vor­ge­hen, die maß­geb­li­chen Er­folgs­fak­to­ren aber auch die Pro­jekt­be­son­der­hei­ten und Her­aus­for­de­run­gen. Mein­gass­ner ge­währ­te ei­nen of­fe­nen und hilf­rei­chen Ein­blick in ein kom­ple­xes Pro­jekt, das in die­ser Form sel­ten und im­mer von großen Ver­än­de­rungs­pro­zes­sen und ge­ne­rel­len Ent­schei­dun­gen ab­hän­gig ist. Im Rah­men ei­nes sol­chen Pro­jekts wird Ge­stal­tungs- und Ver­än­de­rungs­wil­le in be­son­de­rem Maß deut­lich.

Logo des Mitarbeiterportals OfficeNet 2Quelle: BVA

Der zwei­te Tag un­ter dem Mot­to „15 Jah­re Wis­sens­ma­na­ge­ment­s­sys­tem Of­fi­ce­Net“ er­läu­ter­te die mo­der­ne Soft­wa­re­ent­wick­lung und den pra­xi­ser­prob­ten Funk­ti­ons­um­fang von Of­fi­ce­Net für Wis­sens­ma­na­ge­ment und Kol­la­bo­ra­ti­on.
Of­fi­ce­Net ist ei­ne tech­no­lo­gi­sche Platt­form für viel­fäl­ti­ge Wis­sens- und Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­for­men in In­tra-, Ex­tra­nets- und In­ter­net. Es stellt heu­te als Kon­zept­soft­wa­re ei­ne in­no­va­ti­ve Form von IT-Un­ter­stüt­zung dar, da es nicht nur über in­te­grier­te kon­fi­gu­rier­ba­re, um­fang­rei­che Wis­sens­ma­na­ge­ment- und Kol­la­bo­ra­ti­ons­werk­zeu­gen wie Fo­ren, Chats, hoch­fre­quen­ter In­for­ma­tonss­tre­ams WI­KI-Funk­tio­nen ver­fügt. Viel­mehr über­setzt Of­fi­ce­Net auf der Ba­sis ei­ner Wis­sens­ma­na­ge­ment­stra­te­gie be­kann­te Tech­no­lo­gi­en und ver­trau­te Funk­tio­nen zum Bei­spiel des In­ter­nets in pra­xis­ge­rech­te und aus­ge­reif­te Trans­for­ma­ti­ons­funk­tio­nen. Of­fi­ce­Net ist da­mit mehr als nur Soft­ware – es ist ei­ne in Pro­gramm­co­de be­reit­ge­stell­te Trans­for­ma­ti­ons­un­ter­stüt­zung.
Ein wei­te­rer wich­ti­ger As­pekt macht den Ein­satz von Of­fi­ce­Net in den Ein­rich­tun­gen er­folg­reich: Of­fi­ce­Net wird durch ei­nen Fach­ver­bund Wis­sens­ma­na­ge­ment und Of­fi­ce­Net der nut­zen­den Be­hör­den ge­tra­gen, der sich be­deu­tend von üb­li­chen Ent­wick­lungs­ge­mein­schaf­ten wie „Ei­ner-für-Al­le“-Mo­del­le un­ter­schei­det. Der Fach­ver­bund Wis­sens­ma­na­ge­ment und Of­fi­ce­Net ist heu­te ein lang­jäh­rig er­folg­rei­ches Crowd­fun­ding-Mo­dell der deut­schen Ver­wal­tung, in dem sich Be­hör­den in ge­gen­sei­ti­gen Nut­zen bei Funk­tio­nen und Kon­zept­ar­beit un­ter­stüt­zen und so ei­ne be­son­de­re agi­le Soft­wa­re­ent­wick­lung mög­li­chen.

Über Pro­jek­trea­li­sie­run­gen und -er­fah­run­gen, das So­ci­al In­tra­net des Bun­des so­wie wei­te­re In­for­ma­tio­nen konn­ten sich die Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mer an 4 Prä­sen­ta­ti­ons­plät­zen wäh­rend der ge­sam­ten Ver­an­stal­tung in­for­mie­ren.

PräsentationsplatzQuelle: BVA